Zadávate do softvéru opakovane rovnaké údaje?
Opakované zadávanie rovnakých údajov do systému spôsobuje nie len neefektivitu pri práci, ale vytvára veľký priestor pre ľudskú chybu. Jedná sa o všeobecný probém, ktorý sa vyskytuje hlavne prípadoch, keď nie je možné do softvéru zapracovať drobné funkcionality, ktoré by umožnili použiť staré údaje znovu automaticky. Nezáleží pritom úplne či ide o objednávky, dopyty, ponuky, alebo inú agendu.
Nejde len o skopírovanie údajov
Pokiaľ má softvér poskytnúť efektívnu možnosť použiť rovnaké údaje, obvykle nepostačuje kopírovať položky. Napríklad pri kopírovaní objednávok býva často potrebné skopírovať len časť údajov objednávky a ostatné údaje naplniť podľa potreby, alebo ich automaticky natiahnuť z iného zdroja. Kopírovanie by mal byť proces nastavený podľa požiadaviek. Prenášať by sa mali len údaje, ktoré obvykle nevyžadujú zmenu a tie, ktoré je potrebné definovať znovu musia zostať prázdne. Inak často dochádza, že zostanú skopírované aj údaje, ktoré je potrebné na novej objednávke definovať znovu.
Ďalším typom riešenia pri opakujúcich sa údajoch je vytvorenie šablón údajov. Môže sa jednať o často používané emailové šablóny, šablóny položiek cenových ponúk, rôzne formulácie štandarcných textov do ponúk, faktúr, alebo objednávok.
Efektívne riešenie tohto problému často prináša výraznú úsporu času. Hlavne ale umožňuje sústrediť sa na dôležitejšie a produktívnejšie činnosti.
