Manuálna fakturácia
Proces fakturácie je vo väčšine prípadov rutinný a nevyžaduje vyhodnocovanie, alebo posudzovanie faktúr. Položky a sumy sú už jasne stanovené na základe objednávky, alebo zmluvy a všetky údaje k vystaveniu sú dostupné. Hlavne pri väčšom množstve faktúr si však tento proces vyžiada nemálo času. Rovnako tak odosielanie, či už v papierovej alebo digitálnej forme.
Automatizovaná fakturácia
Pre plnú automatizáciu fakturácie je obvykle potrebné do systému doplniť niekoľko riadiacich údajov viazaných hlavne na odberateľa. Jedná sa o údaje ako email pre odoslanie faktúry, dohodnutá doba splatnosti fatúry a podobne. Tieto informácie otvykle vyplývajú z typu softvéru a jeho použitia ako aj z potrieb partnerov ohľadne fakturácie.
Na základe týchto údajov systém dokáže faktúru automaticky vytvoriť napríklad z objednávky a odoslať na email zákazníkovi so všeobecným sprievodným textom. K vystaveniu pritom môže prísť napríklad pri zmene stavu objednávky, po expedícii produktu, alebo v inom špecifickom prípade podľa typu softvéru. Týmto spôsobom je možné redukovať čas, ktorý netvorí žiadnu hodnotu. Ďalšiu úsporu je možné dosiahnuť napríklad automatickým importom úhrad z banky (viac tu).
Ako motivovať zákazníka k úhrade faktúry?
V prípade jednorazových zákazníkov je tento problém komplikovanejší. Ak ale máte stálych zákazníkov, alebo B2B odberateľov, objednávky vytvárajú opakovane. Pri správnom nastavení softvéru je možné partnerom poskytovať zľavy v prípade dodržania termínu splatnosti faktúry. Zľavový systém pritom môže byť riadený automaticky, pretože úhrady k faktúram viete mať evidované priamo v systéme. Týmto jednoduchým spôsobom môže výrazne ovplyvniť Cash-flow a vyhnúť sa zbytočnej komunikácii pri neskoro platiacich zákazníkoch.
