Detailný popis riešenia
Celý softvér vzhľadom na jeho komplexnosť vznikal postupným doplňovaním funkcionality. Úvodnou časťou bol výrobný konfigurátor a B2B systém pre partnerov slúžiaci pre zber objednávok. Konfigurátor bol koncipovaný tak, aby bolo možné navoliť len vyrobiteľnú konfiguráciu. Nedochádzalo tak k chybným objednávkam, ani k ľudským chybám pri manuálnom nahrávaní objednávok do systému. Súčasťou softvéru je správa celého portfólia, ako aj správa grafických podkladov pre konfigurátor.
Výrobný systém vznikol ako nadstavba konfigurátora, ktorý už obsahoval veľké množstvo údajov potrebných pre riadenie výroby a skladu. Po zavedení výrobnej časti boli postupne dopracovávané rôzne časti ako CRM, fakturácia, modul pre expedíciu, reklamácie, cenové ponuky, kooperácie so subdodávateľmi, dodávateľské objednávky, úlohy a kalendáre, a rôzne reporty.
Automatizácia procesov
Pre partnerov je aktuálne B2B softvér dostupný s priamym výpočtom ceny pri vytváraní konfigurácie. Následná objednávka obsahuje všetky výrobné detaily a je automatizovane spracovaná vo výrobnom softvéri. Na základe špecifikácie produktu softvér stanoví kompletný výrobný proces a vypočíta spotrebu materiálu zo skladu. Takmer všetky ľudské operácie sú vo výrobných priestoroch riadené pomocou tabletov a počítačov. Stav objednávky a spracovanie výrobných operácií sú teda presne sledované v každom momente. Po ukončení výrobného procesu systém automaticky vykoná výdaj zo skladu.
Objednávka je následne pripravená na expedíciu, ktorá je plánovaná poloautomatizovane podľa rozvozných smerov, keďže firma Gavaplast si rozvoz objednávok zabezpečuje sama. Podľa nastavenia v karte odberateľa systém automaticky vystaví a odošle faktúru, prípadne faktúru k prijatej platbe, alebo zúčtovaciu faktúru. Údaje o úhradách systém importuje automaticky, takže nie je potrebné manuálne sledovanie úhrad. Rovnako sú automatizovane odosielané upomienky pri neuhradených faktúrach.
Praktický prínos a využitie údajov v systéme
Systém obsahuje mnoho praktických upozornení na neželané situácie, ktoré môžu nastať kvôli ľudským či iným chybám. Napríklad upozornenia v prípade zdržania výrobného procesu - ak sa výrobok zasekne na niektorej operácií príliš dlho, alebo kontrola pripravenosti produktu pred dátumom expedície a podobne. Tieto a veľa ďalších drobných funkčností vytvorených postupne na základe používania, robia systém praktickým pomocníkom a výrazne zvyšujú jeho hodnotu.
CRM
Keďže sa obchodný zástupcovia firmy Gavaplast starajú rádovo o tisíce obchodných partnerov je veľmi dôležité sledovať ich aktivitu. Za týmto účelom bol spracovaný veľmi špecifický CRM modul, kde je možné okrem stretnutí obchodným zástupcom plánovať aj témy a body obchodných stretnutí a následne sledovať ich splnenie a výstup. Dáta z obchodných stretnutí sú tak veľmi štruktúrované a pripravené pre ďalšie spracovanie.
Kooperácie
Jedným z ďalších praktických modulov je modul zabezpečujúci spoluprácu na objednávkach s externými dodávateľmi. Jedná sa predovšetkým o lakovanie a pieskovanie súčastí výrobkov. Subdodávatelia majú svoj prístup do systému, aby vedeli rýchlo a presne reagovať na požiadavky. Ich aktivita je tak presne sledovaná a napojená na interné výrobné procesy. Nedochádza tak k chybám a omeškaniam dodania kvôli chybám v komunikácií.
